Tapahtumalogistiikka ja kalusteasennus messuille: Kattava opas
Logistiikkapalvelut ja kalustepurku messuille vaativat huolellista suunnittelua: kalusteet on saatava paikalle, kasattua ja purettua messukeskuksen tiukkojen aikataulujen puitteissa. Meillä on 30 vuoden kokemus tapahtuma-alalta, ja hoidamme kalusteiden kuljetuksen, kasauksen ja purun antamiesi ohjeiden ja aikataulun mukaan. Näin sinä voit keskittyä asiakkaisiin ja myyntiin.
Tässä oppaassa käymme läpi, miten sujuva messulogistiikka rakennetaan vaihe vaiheelta: mitä sinun kannattaa selvittää etukäteen, mitä tietoja tarvitsemme sinulta ja miten kuljetus, kasaus ja kalustepurku toimivat käytännössä.
Suunnitteluvaihe: Onnistumisen perusta
Kaikki lähtee huolellisesta suunnittelusta. Ennen kuin ensimmäistäkään tuolia on lastattu autoon, on tärkeää käydä läpi messuosaston tavoitteet ja tarpeet. Huolellinen suunnittelu säästää aikaa, rahaa ja hermoja itse tapahtumassa.
1. Tarvekartoitus ja tilasuunnittelu
Mieti, mitä osastollasi tapahtuu. Onko se kohtaamispaikka, tuote-esittelytila vai neuvottelupiste? Tämä määrittää kalustetarpeesi. Tarvitsetko pystypöytiä rentoihin keskusteluihin, mukavia nojatuoleja syvällisempiin palavereihin vai baaritiskejä ja telineitä tuotteillesi? Valikoimamme kattaa muun muassa pöydät, tuolit, sohvat, tiskit, tilanjakajat ja valaisimet. Jos haluat nähdä etukäteen, miten osasto toimii, tilasuunnittelu 2D- ja 3D-kuvina on saatavilla erillisenä palveluna (72 €/h, alv 0 %).
2. Selvitä messupaikan säännöt ja aikataulut
Jokaisella messukeskuksella on omat sääntönsä tavaroiden kuljetukseen, lastaukseen ja aikatauluihin. Näiden selvittäminen on näytteilleasettajan vastuulla, joten ne kannattaa tarkistaa messujärjestäjältä hyvissä ajoin ennen tilausta. Selvitä ainakin:
- milloin osastoa saa alkaa rakentaa ja mihin mennessä purku on tehtävä
- mihin aikaan ja mistä ovesta tai lastauslaiturilta tavaraa saa tuoda sisään
- tarvitaanko ajo- tai lastausluvat ja onko käytössä hissi
- osaston numero, tarkka sijainti ja yhteyshenkilö paikan päällä.
Kun annat meille nämä tiedot tilauksen yhteydessä, toimitamme, kasaamme ja puramme kalusteet niiden mukaisesti. Tarkat tiedot säästävät myös rahaa, sillä tilaajasta johtuvista viivästyksistä voidaan laskuttaa viivästystunnit.
3. Aikataulutus: Rakennus, tapahtuma ja purku
Messujen aikataulut ovat armottomia. Rakennuspäivät ovat rajalliset, ja purku on usein tehtävä heti messujen päätyttyä, joskus jopa yöllä. Kun tilaat kuljetuksen ja kasauksen, ilmoita meille messujärjestäjän aikataulun pohjalta:
- Kuljetuksen ajoitus: milloin kalusteet tulee toimittaa messupaikalle rakennusaikataulun puitteissa.
- Kasaus: milloin osasto kalustetaan. Tiimimme kasaa kalusteet antamiesi ohjeiden tai pohjakuvan mukaan.
- Purku ja poisvienti: milloin purun saa aloittaa ja milloin kalusteet noudetaan.
Toteutusvaihe: Näin logistiikkapalvelut toimivat käytännössä
Kun suunnitelma on valmis, siirrytään toteutukseen. Tässä vaiheessa luotettavan kumppanin arvo korostuu, kun sovitut asiat tapahtuvat ajallaan ja ammattitaidolla.
Kuljetus perille sovitusti
Toimitamme kalusteet ja muut vuokratuotteet omalla kalustollamme kahdesta keskusvarastostamme Helsingistä ja Nokialta. Pääkaupunkiseudulla ja Tampereen talousalueella kuljetus maksaa arkisin klo 8–16 50 € / suunta, arkisin klo 16–8 95 € / suunta sekä viikonloppuisin ja pyhäpäivinä 140 € / suunta, ja kalustekuljetuksiin lisätään 20 € / suunta (alv 0 %). Hinnat sisältävät toimituksen katutasoon; roudausta vaativista toimituksista veloitetaan toteutuneet työtunnit. Muiden alueiden kuljetushinnat saat asiakaspalvelustamme.
Kasauspalvelu: kalusteet valmiina ennen messujen alkua
Aika on messuilla rahaa. Sen sijaan, että käyttäisit omaa tai henkilökuntasi aikaa kalusteiden kokoamiseen, kasauspalvelumme hoitaa sen puolestasi. Energinen ja osaava tiimimme kasaa kalusteet antamiesi ohjeiden mukaan. Kasaus laskutetaan toteutuneiden työtuntien mukaan (esimerkiksi arkisin klo 8–16 42 €/h per työmies, alv 0 %), joten etukäteen saat siitä arvion.
Messujen jälkeen: Nopea ja tehokas kalustepurku
Pitkän messupäivän jälkeen viimeinen asia, jota haluat miettiä, on osaston purkaminen. Sovittuna aikana tiimimme saapuu paikalle, purkaa kalusteet ja pakkaa ne kuljetusta varten, jolloin sinä ja tiimisi pääsette lähtemään kotimatkalle.
Kalusteiden purku ja poisvienti messuilta vaatii yhtä paljon suunnitelmallisuutta kuin rakentaminenkin. Kun kerrot meille purkuajan ja noutopaikan etukäteen, hoidamme purun ja poisviennin sovitusti.
Miksi ulkoistaa messulogistiikka ja kalusteasennus?
Yhteistyö ammattimaisen tapahtumakumppanin kanssa tuo selkeitä etuja:
- Säästät aikaa ja resursseja: Voit keskittyä omaan ydinliiketoimintaasi, kun me hoidamme logistiikan.
- Vähennät stressiä: Tiukat aikataulut ovat meille arkipäivää, ja kokenut tiimi tekee kasauksen ja purun ripeästi.
- Ammattimainen lopputulos: Laadukkaat ja oikein asennetut kalusteet luovat viimeistellyn ja houkuttelevan osaston.
- Joustavuus: Saat käyttöösi laajan valikoiman kalusteita ja somisteita ilman omistamisen kustannuksia ja varastointihuolia.
- Helppous: Kun kalusteet, kuljetus, kasaus ja purku tulevat saman katon alta, kokonaisuutta on helpompi hallita.
Olemme täällä varmistamassa tapahtumasi sataprosenttisen onnistumisen. Ota yhteyttä, niin suunnitellaan yhdessä seuraavasta messuosallistumisestasi menestys.
Usein kysytyt kysymykset
Miten kauan etukäteen messuosaston kalusteet ja palvelut tulee varata?
Suosittelemme tilaamaan mahdollisimman aikaisin, jotta haluamasi kalusteet ovat varmasti saatavilla. Saatavuuden näet verkkokaupasta valitsemalla vuokrauksen alku- ja päättymispäivän. Myös kiireelliset tilaukset ovat mahdollisia: kuluvalle päivälle tai seuraavalle päivälle klo 14 jälkeen tehdyistä tilauksista veloitetaan pikatilauslisä 20 € (alv 0 %).
Voinko vuokrata vain kalusteet ja hoitaa kuljetuksen ja kasauksen itse?
Kyllä voit. Voit noutaa tuotteet itse varastoltamme Helsingistä tai Nokialta ja hoitaa kasauksen. Jos haluat säästää omaa aikaasi, voit tilata meiltä myös kuljetuksen, kasauksen ja purun.
Mitä tapahtuu, jos vuokrattu kaluste rikkoutuu messuilla?
Vuokraaja vastaa vuokratuotteista vuokra-aikana. Tuhoutuneesta tai kadonneesta tuotteesta veloitetaan sen uushankinta-arvo, ja huolimattomasta käsittelystä aiheutuneet vahingot korvataan. Vuokrakalusto ei ole Jubileen vakuuttama, joten tarkista oman vakuutuksesi kattavuus. Ilmoitathan vahingosta meille mahdollisimman pian.